Nel 2009 avete posto obiettivi chiari per le funzioni di credit e collection management? Se non lo avete fatto, sarà molto difficile fare analisi di benchmark sulla efficienza dei processi interni di queste funzioni perché oggi sono proprio gli obiettivi a guidare ogni tipo di azione di benchmark. Se, piuttosto, avete definito obiettivi precisi sarebbe utile confrontarli con quelli che altri professionisti del credito hanno per l’anno in corso. Sebbene ciascuna impresa, infatti, - e credit department- sia unica, tuttavia una istantanea di quali sono gli obiettivi su cui vostri colleghi si stanno concentrando in un periodo economico così volatile potrebbe fornirmi un utile confronto o addirittura una correzione delle vostre priorità.

Dove è possibile trovare questi dati? In un sondaggio di MCRC’s new Credit & Collections Benchmarks & Analysis 2009 è stato chiesto ai partecipanti di elencare 3 obiettivi principali in ordine di importanza.

• decremento DSO citato dal 30,6% dei partecipanti
• riduzione degli scaduti dei conti cliente, citata dal 25,9% dei partecipanti
• riduzione debiti insoluti, citata dal 12,9% dei partecipanti

Nello stesso sondaggio fatto nel 2008 questi stessi 3 obiettivi erano citati rispettivamente dal 27,4%, 19,6% e 9.5%.

Questi risultati confermano che, data la situazione economica di crisi, i CFO e gli altri responsabili sono molto focalizzati sul working capital – e soprattutto sugli strumenti per migliorare il cash flow aziendale. Nessun dipartimento è più interessato agli obiettivi di cash management del credit department. E con i clienti che- per le stesse ragioni- cercano di ritardare i pagamenti, la pressione sul credit department per snellire il ciclo order-to-cash non è mai stata così grande. L’importanza di questi 3 obiettivi per i credit department oggi è ulteriormente confermata dal fatto che gli stessi vengono citati, anche se in ordine diverso, come secondi e terzi obiettivi per il 2009: in sostanza ritornano sempre.

Nonostante le finalità principali di questi obiettivi siano chiare- cioè migliorare il cash flow dell’azienda in un periodo in cui il credito è in difficoltà così come i finanziamenti di medio e lungo periodo- tuttavia i credit manager proattivi ritengono che la linfa di una azienda risieda nella vendite. Per di più una delle maggiore responsabilità che questi esperti del credito hanno è di fare il possibile nello stabilire linee guida di credito responsabile che aiutino la forza commerciale. Questo, infatti, viene indicato dal 8,2% dei partecipanti che dicono che oggi uno dei principali obiettivi per il 2009 è aumentare le vendite. I credit manager, che devono guardare al di là del proprio department, si collocano anche in una posizione migliore per guadagnare il rispetto del top management ed essere considerati degli opinion leader.

Un altro aspetto inevitabile della situazione economica è la pressione insistente sul credit department ad aumentare la propria produttività. Con budget per le assunzioni tirati- o addirittura congelati-il credit department deve cercare ogni possibile modo per realizzare piani di formazione, sviluppare soluzioni automatizzare per il calcolo del ROI, migliorare i processi e le procedure: dunque migliorare la produttività.

Inoltre migliorare il customer service è il secondo obiettivo per quasi il 9% dei partecipanti e incrementare la performance sul credito viene citato come il terzo obiettivo. Quest’ultimo è diventato ancora più importate in una fase di recessione economica tale per cui i clienti solidi di ieri possono andare “in default” dall’oggi al domani.

Molti obiettivi collaterali citati dai partecipanti riguardano i processi di collection finalizzati a recuperare i crediti, anche incoraggiando più clienti a pagare elettronicamente o in altri modi più veloci e che riducano gli errori. Per esempio incrementare la partecipazione a Automated Clearing House è un obiettivo importante per molti credit manager, così come iniziare ad effettuare e a ricevere pagamenti elettronici.

• implementare un nuovo sistema per gli scaduti
• integrazione con il processo order to cash